Compliance

Pomagamy prowadzić działalność zgodnie z prawem

Zobacz również Doradztwo i postępowania regulacyjne

Rosnąca liczba regulacji utrudnia przedsiębiorcom zachowanie zgodności z prawem. Jej brak może powodować straty wizerunkowe, utratę zaufania akcjonariuszy i klientów, spadek cen akcji, znaczne kary finansowe, odpowiedzialność cywilną, karną i karnoskarbową (zarówno podmiotu zbiorowego, jak i osób zarządzających firmą), obowiązek zwrotu otrzymanej pomocy publicznej i zapłaty zaległości podatkowych, odpowiedzialność odszkodowawczą, a także ryzyko unieważnienia zawartych umów.

Rozwiązaniem może być wdrożenie programu zgodności z prawem (business and legal compliance), który pomaga uniknąć ryzyka wynikającego z niezgodności z przepisami prawa, wewnętrznymi regulacjami oraz zalecaną praktyką.

Business compliance ma szczególne znaczenie, jeśli dana działalność gospodarcza jest poddana szczególnym regulacjom sektorowym na poziomie europejskim i krajowym.

Aby działać zgodnie z zasadami business compliance, należy:

  • zidentyfikować obszary zagrożeń,
  • stworzyć wewnętrzne procedury i zasady funkcjonowania oraz systematycznie sprawdzać ich przestrzeganie,
  • opracować procedurę kryzysową,
  • szkolić pracowników.

Doradzamy klientom na wszystkich etapach tworzenia programów compliance:

  • pomagamy implementować przepisy do wewnętrznego porządku organizacyjno-prawnego,
  • sprawdzamy, czy wewnętrzne regulacje są spójne i kompletne,
  • identyfikujemy najbardziej narażone na ryzyko obszary działalności oraz opracowujemy i pomagamy wdrażać odpowiednie procedury,
  • wspieramy w razie wystąpienia ryzykownej sytuacji.
  • doradzamy we wszelkich aspektach korporacyjnych i regulacyjnych działalności,
  • identyfikujemy obszary ryzyk,
  • sprawdzamy, czy regulacje wewnętrzne są spójne i zgodne z przepisami prawa,
  • doradzamy w zakresie:
    • produktów oferowanych zarówno konsumentom, jak i klientom instytucjonalnym,
    • świadczenia usług drogą elektroniczną, ochrony danych osobowych i przeciwdziałania praniu pieniędzy,
    • zbywania produktów bezpośrednio i z wykorzystaniem pośredników, a także w zakresie reklamy i marketingu.
  • doradzamy przy organizacji badań klinicznych produktów leczniczych oraz wyrobów medycznych, w szczególności w zakresie:
    • procedur uzyskiwania świadomej zgody na udział w badaniu,
    • ochrony danych osobowych,
    • dokumentacji medycznej,
    • ubezpieczenia ryzyk,
    • unikania sytuacji kryzysowych oraz niezbędnych procedur w razie ich zaistnienia,
  • doradzamy, jak zapewnić wymagany standard produkcyjny (dobre praktyki) przy produkcji leków, suplementów diety czy wyrobów medycznych, aby produkty te były w pełni zgodne z rejestracją lub notyfikacją i nie były narażone na usunięcie z rynku wskutek – nawet niewielkich – odchyleń od obowiązujących standardów wytwarzania,
  • doradzamy w zakresie wymogów dotyczących informacji dla konsumentów i pacjentów (przy produktach leczniczych czy wyrobach medycznych), wskazując, jak je rozmieścić na opakowaniu, opakowaniu zbiorczym czy instrukcji, aby nie narazić się na postępowanie kontrolne właściwej inspekcji i konieczność wycofania produktu z rynku lub wprowadzenia zmian w oznakowaniu już wytworzonych produktów,
  • wskazujemy granicę pomiędzy informacją a reklamą (w odniesieniu do produktów leczniczych, wyrobów medycznych, suplementów diety, żywności i kosmetyków) oraz pomiędzy uczciwą i nieuczciwą reklamą rozmaitych produktów – od haseł słownych do filmów reklamowych.
  • doradzamy przy monitorowaniu odpowiednio wybranych etapów w łańcuchu dostaw, tak aby produkt spożywczy był w pełni bezpieczny i odpowiedni do spożycia przez ludzi, a jego rzeczywisty skład i właściwości były zgodne z cechami zadeklarowanymi na opakowaniu,
  • pomagamy przygotować plan postępowania w sytuacjach kryzysowych związanych z ryzykiem wprowadzenia do obrotu produktu niebezpiecznego lub zafałszowanego (konieczność zgłoszenia produktu niebezpiecznego, także w reakcji na żądanie organów państwa),
  • doradzamy, jak ułożyć relacje gospodarcze z dostawcami lub podwykonawcami, aby uczciwie rozłożyć ryzyko odpowiedzialności za produkt,
  • wskazujemy wymogi prawne dla konkretnych produktów i usług oraz możliwe sposoby wprowadzenia tych produktów lub usług na rynek,
  • doradzamy w zakresie obligatoryjnych lub zalecanych systemów certyfikacji produktów i usług.
  • doradzamy podmiotom gospodarczym oraz członkom ich organów kierowniczych i nadzorczych w zakresie identyfikacji i minimalizacji ryzyk, zarówno na płaszczyźnie prawa cywilnego, jak i karnego (korupcja prywatna, nadużycie zaufania przez osoby zarządzające spółką, sprzeniewierzenie mienia, przestępstwa komputerowe),
  • przygotowujemy poufny raport dla zarządu dotyczący potencjalnych lub faktycznych nadużyć,
  • reprezentujemy podmioty gospodarcze i ich przedstawicieli w postępowaniach sądowych i prokuratorskich związanych z ryzykiem odpowiedzialności karnej lub odszkodowawczej,
  • opracowujemy i weryfikujemy wewnętrzne procedury działania i organizacji, dostosowując je do zmieniających się wymogów prawnych i praktyki,
  • w przypadku zaistnienia nieprawidłowości lub ryzyka ich wystąpienia przeprowadzamy postępowania wewnętrzne i doradzamy w zakresie środków zaradczych, pomagamy zmniejszyć wpływ nieprawidłowości na prowadzoną działalność i podjąć niezbędne kroki prawne,
  • prowadzimy szkolenia w zakresie procedur compliance i kodeksów etycznych oraz systemów zarządzania zgodnością (compliance management system), a także w zakresie ryzyk odpowiedzialności karnej menedżerów i osób zajmujących kierownicze i nadzorcze stanowiska w spółce.
  • pomagamy zminimalizować ryzyka antymonopolowe wynikające z zawartych porozumień wertykalnych, nadużywania pozycji dominującej czy uczestnictwa w stowarzyszeniach branżowych,
  • doradzamy w zakresie dozwolonej wymiany informacji między konkurentami,
  • prowadzimy analizy prawne działalności przedsiębiorców pod kątem zgodności z przepisami prawa ochrony konkurencji,
  • sporządzamy, weryfikujemy i wprowadzamy w życie wewnętrzne dokumenty i procedury w zakresie przestrzegania przepisów prawa konkurencji,
  • prowadzimy szkolenia oraz przygotowujemy i wprowadzamy w życie tzw. procedury zgodności z prawem konkurencji (competition compliance programs) obejmujące analizę zawartych umów, opracowanie polityki przestrzegania prawa konkurencji przez przedsiębiorstwo oraz szkolenie personelu,
  • wspieramy przedsiębiorców, gdy organ ochrony konkurencji zażąda przedstawienia informacji i dokumentów, służymy też wsparciem i asystą w przypadku niezapowiedzianej kontroli antymonopolowej (dawn raid).
  • opracowujemy procedury służące ograniczeniu odpowiedzialności karnoskarbowej osób odpowiedzialnych za rozliczenia zobowiązań publicznoprawnych,
  • reprezentujemy podatników i płatników oraz ich przedstawicieli w postępowaniach sądowych i prokuratorskich związanych z ryzykiem odpowiedzialności karnoskarbowej,
  • służymy wsparciem w przypadku kontroli podatkowej lub skarbowej (przygotowanie do kontroli, reprezentacja w trakcie kontroli oraz w postępowaniu pokontrolnym),
  • pomagamy wyliczyć zobowiązania podatkowe CIT, PIT, VAT, PCC oraz z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne,
  • przygotowujemy procedury związane z kalkulacją zobowiązań podatkowych (w tym z tytułu zaliczek) oraz składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne,
  • prowadzimy przeglądy podatkowe danych mających wpływ na ustalenie zobowiązań podatkowych lub obowiązków płatnika podatków, a także składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
  • weryfikujemy zgodność wykorzystania pomocy publicznej z warunkami jej przyznania, ze szczególnym uwzględnieniem specyficznych procedur (np. wynikających z prawa zamówień publicznych),
  • opracowujemy strukturę przedsięwzięć i transakcji w celu zapewnienia ich zgodności z regułami pomocy publicznej,
  • służymy wsparciem w procesie notyfikacji projektów do Komisji Europejskiej zarówno na poziomie krajowym, jak i europejskim,
  • bierzemy udział w negocjacjach oraz postępowaniach inicjowanych przez Instytucje Wdrażające, w tym związanych z kontrolą udzielonej pomocy publicznej,
  • służymy wsparciem w zakresie skarg na decyzje Komisji Europejskiej, w tym reprezentujemy przedsiębiorców w postępowaniach przed sądami europejskimi.
  • sprawdzamy, czy istniejące w firmie regulacje wewnętrzne (takie jak regulaminy zarządu, rady nadzorczej itd.) są zgodne z przepisami prawa i wewnętrznie spójne,
  • pomagamy spółkom działającym w Polsce w ramach krajowych i międzynarodowych grup kapitałowych dostosować dokumentację korporacyjną i wewnętrzne procedury do polskich przepisów regulujących funkcjonowanie struktur holdingowych,
  • przeprowadzamy audyty prawne spółek w celu ustalenia, czy działalność organów spółki oraz jej innych przedstawicieli jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa,
  • badamy prawidłowość odbywania zgromadzeń wspólników i powoływania członków organów spółki oraz zgodność działań organów spółki z prawem, statutem lub umową spółki i obowiązkiem działania w najlepszym interesie spółki,
  • doradzamy w zakresie prawidłowego przeprowadzania procesów restrukturyzacji korporacyjnych.

Doradzamy w zakresie:

  • zarządzania ryzykiem (due diligence, forensic audits, postępowania wyjaśniające z elementami karnymi w przypadku naruszeń ze strony pracowników),
  • wewnętrznych polityk i kodeksów, m.in. regulaminu pracy i wynagradzania, kodeksów etycznych, polityki antydyskryminacyjnej, polityki dotyczącej monitoringu pracowników i prywatności, korzystania z mienia służbowego, odpowiedzialności za mienie,
  • wdrażania procedur whistleblowing, czyli zgłaszania nieprawidłowości przez pracowników,
  • monitoringu pracowników i ochrony prywatności pracowników (nagrywanie, kontrola skrzynek e-mail, portale społecznościowe),
  • wypadków przy pracy (postępowanie powypadkowe, zarządzanie ryzykiem i roszczenia pracowników),
  • zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracy, m.in. compliance we współpracy ze specjalistami BHP.

Doradzamy w zakresie:

  • ochrony prywatności i danych osobowych przy wdrażaniu nowych procesów biznesowych, produktów i usług oraz w razie zdarzeń incydentalnych,
  • rejestrowania w GIODO administratorów bezpieczeństwa informacji i baz danych zawierających dane osobowe oraz w zakresie prowadzenia rejestrów baz danych,
  • wymogów transgranicznej ochrony danych osobowych.
  • badamy, czy nie nastąpił stan niewypłacalności skutkujący obowiązkiem złożenia przez każdego z reprezentantów wniosku o ogłoszenie upadłości,
  • doradzamy zarządowi, co zrobić, jeśli doszło do zwłoki w złożeniu wniosku, przygotowujemy umowy typu standstill,
  • pomagamy przy stosowaniu rozporządzenia (WE) 1346/2000 o postępowaniu upadłościowym, w tym ustalamy główny ośrodek podstawowej działalności dłużnika (center of main interest, COMI) i możliwość otwarcia postępowania preinsolwencyjnego albo insolwencyjnego za granicą,
  • ustalamy, czy nie dochodzi do naruszenia zasad corporate governance, zasad funkcjonowania organów i wywierania wpływu na reprezentantów dłużnika,
  • doradzamy, jak zrestrukturyzować majątek przedsiębiorcy lub grupy przedsiębiorców (holdingu),
  • doradzamy, czy i jakie działania prewencyjne podjąć w przypadku nadchodzącej niewypłacalności,
  • przygotowujemy przedsiębiorcę do nowych przepisów restrukturyzacyjnych – ustalamy, jaką procedurę wybrać, gdy zachodzi potrzeba restrukturyzacji, w zależności od tego, czy niewypłacalność już istnieje, czy dopiero pojawia się ryzyko jej zaistnienia.